3 Areas de Direccion de Conocimiento

3.1 Diagrama de Flujo de Proyectos
3.2 Documentacion Tecnica del Proyecto
   3.2.1 Propuesta de Requerimientos del Sistema
   3.2.2 Propuesta de Requerimiento de Calidad
   3.2.3 Propuesta de Solucion
   3.2.4 Acta de Constitucion de Proyectos
   3.2.5 Enunciado de Alcance de Proyecto
   3.2.6 Plan de Gestion de Proyectos

2.4 Analisis de herramientas de software para la integracion de proyecto

Senda AF
Tutorial

Project 2010 (Microsoft)
Tutorial
Video

Pert Chart Exper
Tutorial

2 -Procesos de Direccion de Proyectos

2.1 -Procesos Tipicos de la Direccion de Proyectos
2.2 Grupos de Procesos en la Direcccion de Proyectos
  2.2.1 -Iniciacion

  2.2.2 -Planificacion

  2.2.3 -Ejecucion

2.3 -Interaccion Entre Procesos en la Direccion de Proyectos

Herramientas de Gestion

Herrraminentas de Gestion

Versiones de Software

Versiones de Software

Interesados del Proyecto

Interesados del Proyecto

Ciclo de Vida de un Proyecto

Ciclo de Vida de un Proyecto

Definicion y Direccion de Proyectos

Definicion de Proyecto
El término proyecto proviene del latín proiectu y podría definirse a un proyecto como el conjunto de las actividades que desarrolla una persona o una entidad para alcanzar un determinado objetivo. Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. La razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido. La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. Un proyecto consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles.

Direccion de Proyectos
La dirección de proyectos se puede definir como la aplicación de conocimientos, aptitudes, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, encaminados a satisfacer o colmar las necesidades y expectativas de una organización mediante un proyecto. Para satisfacer estas necesidades de los clientes, hay que equilibrar las demandas entre: Alcance, plazos, coste y calidad.

• Distintas necesidades y expectativas de las diferentes entidades involucradas en el proyecto.
• Necesidades identificadas y expectativas sin identificar.

Aunque la dirección de proyectos tiene una antigüedad de al menos 4.500 años, hasta muy recientemente no ha sido reconocido el papel del director del proyecto como disciplina por derecho propio. Algunas universidades están comenzando ahora a ofrecer cursos de dirección de proyectos, en algún caso con rango de doctorado.
En la actualidad hay proyectos de todo tipo, como por ejemplo el desarrollo de nuevos productos, la elaboración de un plan de marketing, la construcción de un gran edificio de oficinas, etc.... Las posibilidades son casi infinitas, lo que hace de la dirección de proyectos una disciplina casi universal. Aún en el caso de actividades aparentemente repetitivas (como por ejemplo la construcción de viviendas utilizando una y otra vez los mismos diseños) hay variables que harán único cada proyecto (en el ejemplo de la construcción de viviendas podría ser el terreno sobre el que se construye, las condiciones meteorológicas, etc). Es la singularidad de cada proyecto lo que plantea demandas especiales a los directores de proyecto y convierte a la vez a la dirección de proyectos en una disciplina estimulante.

Marco Conceptual

El diseño del proyecto es el proceso de elaboración de la propuesta de trabajo de acuerdo a pautas y procedimientos sistemáticos como ya se mencionó, un buen diseño debe identificar a los beneficiarios y actores claves; establecer un diagnóstico de la situación problema; definir estrategias posibles para enfrentarla y la justificación de la estrategia asumida; objetivos del proyecto (generales y específicos); resultados o productos esperados y actividades y recursos mínimos necesarios. Al mismo tiempo, la propuesta o diseño debe contemplar la definición de indicadores para realizar el seguimiento y verificación de los resultados que se obtienen, y establecer los factores externos que garantizan su factibilidad y éxito. Cada uno de los conceptos mencionados: objetivos; estrategia; resultados; productos, actividades, recursos, indicadores y factores externos, se irán describiendo a lo largo del desarrollo del texto.

En todo proyecto se distinguen tres etapas: preactiva interactiva y posactiva. En términos temporales se refieren al "Antes,"(previo al desarrollo de las acciones del proyecto), "Durante" (período correspondiente a la implementación y ejecución del proyecto) y Después"(tiempo posterior a las acciones directamente relacionadas con el proyecto).

En términos simples diremos que el diseño corresponde a la etapa previa a las primeras acciones o actividades del proyecto. Esta incluye la Planeación, organización y evaluación de los contenidos de enseñanza de diversas asignaturas, en proyectos didácticos y escolares,trabajo en función de la identificación de beneficiarios, problema a resolver con el proyecto, causas y efectos de ese problema, estrategia de solución ofrecida, los objetivos a desarrollar, los resultados esperados y las actividades y recursos a ocupar en su desarrollo.

PMBOOK

Es un estándar en la Administración de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI). La misma comprende dos grandes secciones, la primera sobre los procesos y contextos de un proyecto, la segunda sobre las áreas de conocimiento específico para la gestión de un proyecto.

El PMBOK es una colección de procesos y áreas de conocimiento generalmente aceptadas como las mejores prácticas dentro de la gestión de proyectos. El PMBOK es un estándar reconocido internacionalmente (IEEE Std 1490-2003) que provee los fundamentos de la gestión de proyectos que son aplicables a un amplio rango de proyectos, incluyendo construcción, software,ingeniería, etc.

El 'PMBOK' reconoce 5 grupos de procesos básicos y 9 áreas de conocimiento comunes a casi todos los proyectos.

Los procesos se traslapan e interactúan a través de un proyecto o fase y son descritos en términos de:

·         Entradas (documentos, planes, diseños, etc.)

·         Herramientas y Técnicas (mecanismos aplicados a las entradas)

·         Salidas (documentos, productos, etc.).

Los 5 grupos básicos de procesos son:

1. Iniciación:

Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. Está formado por dos procesos.

2. Planificación:

Define, refina los objetivos y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. Está formado por veinte procesos.

3. Ejecución:

Compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar actividades del proyecto en conformidad con el plan para la dirección del proyecto. Está formado por ocho procesos.

4. Seguimiento y Control:

Mide, supervisa y regula el progreso y desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios. Está formado por diez procesos.

5. Cierre:

Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo. Está formado por dos procesos.

Las nueve áreas del conocimiento mencionadas en el PMBOK son:

1. Gestión de la Integración del Proyecto:

Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de dirección de proyectos.

2. Gestión del Alcance del Proyecto:

Incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarla con éxito.

3. Gestión del Tiempo del Proyecto:

Incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo.

4. Gestión de los Costos del Proyecto:

Incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

5. Gestión de la Calidad del Proyecto:

Incluye los procesos y actividades de la organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido.

6. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto:

Incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto.

7. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto:

Incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados, oportunos y entregada a quien corresponda (interesados del proyecto o stakeholders).

8. Gestión de los Riesgos del Proyecto:

Incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto..

9. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto:

Incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.

Departamentos en la Empresa

Mercadotecnia

Es una función trascendental ya que a través de ella se cumplen algunos de los propósitos institucionales de la empresa. Su finalidad es la de reunir factores y hechos que influyen en el mercado.

Investigación de mercados:
Planeación y desarrollo del producto:
Empaque
Marca
Precio
Distribución y logística
Ventas

Comunicación:
Promoción de ventas
Publicidad
Relaciones públicas

Finanzas

Está área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.

El área de finanzas tiene implícito el objetivo del máximo aprovechamiento y administración de los recursos financieros.

Financiamiento:
Planeación financiera
Relaciones financieras
Tesorería
Obtención de recursos
Inversiones
Contraloría:
Contabilidad general
Contabilidad de costos
Presupuestos
Auditoria interna
Estadística
Crédito y cobranza
Impuestos

Recursos humanos

Su objeto es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados e reclutamiento, de selección, de capacitación, y desarrollo. Sus funciones principales son:

Contratación y empleo:
Reclutamiento
Selección
Contratación
Introducción o inducción
Promoción, transferencias y ascensos
Capacitación y desarrollo:
Entrenamiento
Capacitación
Desarrollo
Sueldos y salarios:
Análisis y valuación d puestos
Calificación de méritos
Renumeración y vacaciones
Relaciones laborales:
Comunicación
Contratos colectivos de trabajo
Disciplina
Investigación de personal
Relaciones de trabajo
Servicios y prestaciones:
Actividades recreativas
Actividades culturales
Prestaciones
Higiene y seguridad industrial:
Servicio médico
Campañas de higiene y seguridad
Ausentismo y accidentes
Planeación de recursos humanos:
Inventario de recursos humanos
Rotación
Auditoria personal

Las funciones de cada área de actividad, así como su número y denominación, estarán en relación con el tamaño, el giro y las políticas de cada empresa.

Tecnologia

Es la parte o área de una institución que se encarga de proveer de información así como de las herramientas necesarias para manipularla. Es el departamento que auxiliado con el equipo de cómputo, es capaz de convertir simples datos en información, es el encargado, de satisfacer las necesidades y preparación computacional a todos los miembros de una empresa, y es el responsable de ofrecer soluciones informáticas y el equipo necesario para su implementación.

Se le llama Departamento de Sistemas porque es precisamente a través de Sistemas de Información, que se ofrecen la mayoría de las soluciones, sin embargo es llamado también Departamento de Informática por ser precisamente el proveedor de información.

Cadena de Valor

La cadena de valor ayuda a determinar las actividades o competencias distintivas que permiten generar una ventaja competitiva, concepto introducido también por Alexander Borja. Tener una ventaja de mercado es tener una rentabilidad relativa superior a los rivales en el sector industrial en el cual se compite, la cual tiene que ser sustentable en el tiempo.³ Rentabilidad significa un margen entre los ingresos y los costos. Cada actividad que realiza la empresa debe generar el mayor posible. De no ser así, debe costar lo menos posible, con el fin de obtener un margen superior al de los rivales. Las Actividades de la cadena de valor son múltiples y además complementarias (relacionadas). El conjunto de actividades de valor que decide realizar una unidad de negocio es a lo que se le llama estrategia competitiva o estrategia del negocio, diferente a las estrategias corporativas o a las estrategias de un área funcional. El concepto de subcontratación, outsourcing o externalización, resulta también de los análisis de la cadena de valor.

El concepto ha sido extendido más allá de las organizaciones individuales. También puede ser aplicado al estudio de la cadena de suministro así como a redes de distribución. La puesta a disposición de un conjunto de productos y servicios al consumidor final moviliza diferentes actores económicos, cada uno de los cuales gestiona su cadena de valor. Las interacciones sincronizadas de esas cadenas de valor locales crean una cadena de valor ampliada que puede llegar a ser global. Capturar el valor generado a lo largo de la cadena es la nueva aproximación que han adoptado muchos estrategas de la gestión. A base de explotar la información que se dirige hacia arriba y hacia abajo dentro de la cadena, las compañías pueden intentar superar los intermediarios creando nuevos modelos de negocio.

El modelo de la cadena de valor resalta las actividades específicas del negocio en las que pueden aplicar mejor las estrategias competitivas y en las que es más probable que los sistemas de información tengan un impacto estratégico. El modelo considera a la empresa como una serie de actividades primarias y de apoyo que agregan valor a los productos y servicios de una empresa. Las actividades primarias están más relacionadas con la producción y distribución de los productos y servicios de la empresa que crean valor para el cliente. Las actividades primarias incluyen logística de entrada, operaciones, logística de salida, ventas y marketing y servicio. Las actividades de apoyo consisten en la infraestructura (administración y gerencia), recursos humanos, tecnología y adquisiciones de la organización. El uso del modelo de la cadena de valor de una empresa considera la comparación de sus procesos de negocios con los de sus competidores o con otras empresas de industrias relacionadas y a identificar las mejores prácticas de la industria. El benchmarking implica la comparación de la eficiencia y efectividad de sus procesos de negocios contra estándares estrictos y luego la medición del desempeño contra esos estándares.

La cadena de valor de una empresa se debe enlazar con las cadenas de valor de sus proveedores, distribuidores y clientes. Una red de valor consiste en sistemas de información que mejoran la competitividad en toda la industria promoviendo el uso de estándares y al dar a las empresas la oportunidad de trabajar de manera más eficiente con sus socios de valor.

FODA

FODA es la sigla usada para referirse a una herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su negocio, útil para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite.
El anális FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de su negocio. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno.
Lo anterior significa que el análisis FODA consta de dos partes: una interna y otra externa.

• la parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos sobre los cuales usted tiene algún grado de control.
• la parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aqui usted tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales usted tiene poco o ningún control directo. 

Fortalezas y Debilidades

Considere áreas como las siguientes:

• Análisis de Recursos
  Capital, recursos humanos, sistemas de información, activos fijos, activos no tangibles.
• Análisis de Actividades
  Recursos gerenciales, recursos estratégicos, creatividad
• Análisis de Riesgos
  Con relación a los recursos y a las actividades de la empresa.
• Análisis de Portafolio
  La contribución consolidada de las diferentes actividades de la organización. 

Oportunidades y Amenazas

Las oportunidades organizacionales se encuentran en aquellas áreas que podrían generar muy altos desempeños. Las amenazas organizacionales están en aquellas áreas donde la empresa encuentra dificultad para alcanzar altos niveles de desempeño.
Considere:

• Análisis del Entorno
  Estructura de su industria (Proveedores,canales de distribución, clientes, mercados, competidores).
• Grupos de interés
  Gobierno, instituciones públicas, sindicatos, gremios, accionistas, comunidad.
• El entorno visto en forma más amplia
  Aspectos demográficos, políticos, legislativos, etc.